Whistleblowing-Meldesystem: Informationen und Verfahren
- Einrichtung und Zweck des Berichtssystems
Marzek Kner Packaging Ltd. (im Folgenden „das Unternehmen“ genannt) verpflichtet sich, seine Geschäfte rechtmäßig und mit größtmöglicher Integrität zu führen. Diese Verpflichtung erstreckt sich auf die gesamte Organisation. Die Mitarbeiter des Unternehmens sind verpflichtet, in Übereinstimmung mit den höchsten rechtlichen und ethischen Normen zu handeln.
Das Unternehmen erwartet von allen seinen Mitarbeitern, dass sie mit den Bestimmungen des Ethik-Kodex (im Folgenden als Kodex bezeichnet) vertraut sind und sich daran halten sowie zusätzliche Informationen zu Gesetzen, Normen, Vorschriften, Verfahren, Praktiken, Richtlinien und Arbeitsregeln, die für ihre Rolle gelten, erwerben.
Die Verantwortung des Unternehmens und seiner Mitarbeiter ist klar und bedeutend. Mit dem Whistleblowing-Meldesystem soll sichergestellt werden, dass jede externe Partei, die mit dem Unternehmen in Kontakt kommt, die Möglichkeit hat, Bedenken zu äußern oder über die Einhaltung von Gesetzen oder ethischem Verhalten zu berichten und diese Bedenken oder Berichte rechtmäßig untersuchen zu lassen.
Das interne Whistleblowing-Meldesystem ermöglicht die Meldung von illegalen oder mutmaßlich illegalen Handlungen, Unterlassungen oder anderem Fehlverhalten.
Kontaktinformationen für Whistleblowing-Meldungen
Die Kontaktinformationen für Whistleblowing-Meldungen ersetzen nicht die ansonsten funktionierenden Kommunikationskanäle, sondern dienen dazu, Ausnahmesituationen zu bewältigen.
Whistleblowing-Meldungen können vom Whistleblower schriftlich oder mündlich abgegeben werden. Mündliche Meldungen können per Telefon oder über andere Sprachnachrichtensysteme oder persönlich erfolgen.
Die folgenden Kontaktinformationen stehen für die Meldung von Hinweisen zur Verfügung:
- Gebührenfreie Rufnummer: +36 80 496 007
- Erreichbarkeit: 24 Stunden am Tag, 7 Tage die Woche, über ein aufgezeichnetes System.
- E-Mail: attilabecsei@gmail.com
- Für persönliche Meldungen vereinbaren Sie bitte im Voraus einen Termin per Telefon: +36 30 625 4990
- Adresse: 5600 Békéscsaba, Andrássy út 10. 1/3
- Whistleblower-Schutz Rechtsanwalt: Dr. Attila Becsei Rechtsanwalt
- Erreichbarkeit: Werktags, zwischen 8:00 und 16:00 Uhr
2. Verfahren
Das Unternehmen ist bestrebt, potenzielle Verstöße zu erkennen und illegale Bedingungen zu beseitigen. Jedes gemeldete Problem wird einer angemessenen Untersuchung unterzogen und es werden die notwendigen Maßnahmen ergriffen.
2.1 Meldung
Alle Meldungen (unabhängig von der Art der Meldung) werden an den die Untersuchung leitenden Whistleblower-Schutzanwalt weitergeleitet, der sie gemäß den gesetzlichen Bestimmungen bearbeitet. Keiner der Mitarbeiter oder leitenden Angestellten des Unternehmens, mit Ausnahme des Whistleblower-Schutzanwalts, wird über diese Meldungen informiert.
Das Whistleblowing-Meldesystem ermöglicht die Meldung durch:
- die bei der Gesellschaft beschäftigten Mitarbeiter,
- ehemalige Mitarbeiter, deren Arbeitsverhältnis mit dem Unternehmen beendet ist, und
- Personen, die im Begriff sind, ein Arbeitsverhältnis mit dem Unternehmen zu begründen, wenn das Verfahren zur Begründung eines solchen Verhältnisses eingeleitet wurde
Das Whistleblowing-Meldesystem ermöglicht die Meldung durch:
- Unternehmern und Einzelpersonen, die in einem Vertragsverhältnis mit der Gesellschaft stehen,
- Personen, die ein Eigentumsrecht an der Gesellschaft haben, sowie Personen, die dem Leitungs-, Geschäftsführungs- oder Aufsichtsorgan der Gesellschaft angehören, einschließlich nicht geschäftsführender Mitglieder,
- Auftragnehmer, Unterauftragnehmer, Lieferanten oder Personen, die unter der Aufsicht und Kontrolle des Unternehmens stehen und das Verfahren zur Herstellung einer vertraglichen Beziehung mit dem Unternehmen eingeleitet haben,
- Praktikanten und Freiwillige, die für die Gesellschaft tätig sind,
- Personen, die beabsichtigen, eine Beziehung oder ein Vertragsverhältnis mit dem Unternehmen gemäß den Buchstaben a), b) oder d) einzugehen, und
- Personen, deren Beziehung oder Vertragsverhältnis mit der Gesellschaft gemäß den Buchstaben a), b) oder d) beendet ist.
Die Berichterstattung kann realisiert werden:
- anonym
- durch Angabe von Namen und Kontaktinformationen (Telefonnummer, E-Mail)
Der Whistleblower kann beantragen:
- über die Ergebnisse der Untersuchung durch den Whistleblower-Schutzanwalt informiert zu werden (Voraussetzung dafür ist, dass sein Name und seine Kontaktdaten mitgeteilt werden)
Wenn der Hinweisgeber seine Identität angibt, werden diese Informationen in allen Phasen der Untersuchung vertraulich behandelt.
Das Verfahren für Whistleblowing-Meldungen stellt sicher, dass die beschuldigte Person nicht an der Untersuchung beteiligt ist und keinen Einfluss auf das Ergebnis der Untersuchung nehmen kann.
2.2 Untersuchung von Berichten
Wir erwarten von allen unseren Mitarbeitern und Parteien, die während der Untersuchungen mit dem Unternehmen in Kontakt kommen, volle Kooperation. Dazu gehört auch, dass sie wahrheitsgemäße, genaue und vollständige Antworten geben, auch wenn sie Unannehmlichkeiten verursachen oder weitere Fragen aufwerfen können.
Die Untersuchungen müssen von einer Person durchgeführt werden, die für die Untersuchung des spezifischen Anliegens qualifiziert ist, wobei die Notwendigkeit der Unabhängigkeit und Unparteilichkeit in angemessenem Umfang berücksichtigt werden muss. Der Whistleblower-Schutzbeauftragte hat das alleinige Recht, über den Umfang der Mitarbeiter zu entscheiden, die in die Untersuchung einbezogen werden sollen.
Die Teilnahme an der Untersuchung ist zulässig für:
- Geschäftsführender Direktor
- Direktor Produktion
- Finanzieller Direktor
- Kaufmännischer Direktor
- Direktor für Prozess- und Organisationsentwicklung
- HR-Generalist
Einleitung der Untersuchung: innerhalb von 8 Arbeitstagen nach der Meldung.
Die Meldung wird von der/den benannten Person(en) innerhalb der kürzestmöglichen Zeit, die die Umstände erlauben, untersucht, spätestens jedoch 30 Tage nach Eingang der Meldung. In begründeten Fällen kann der Untersuchungszeitraum um bis zu weitere 60 Tage verlängert werden, wobei der Hinweisgeber nach Möglichkeit über die Tatsache der Verlängerung, den voraussichtlichen Abschlusstermin und die Gründe für die Verlängerung des Untersuchungszeitraums informiert wird.
Während der Untersuchung:
- Der Hinweisgeber kann um zusätzliche Informationen gebeten werden (falls Kontaktinformationen angegeben wurden).
- Alle Informationen werden vertraulich und in Übereinstimmung mit den gesetzlichen Bestimmungen behandelt.
- Von Mitarbeitern und Parteien, die mit dem Unternehmen in Kontakt kommen, wird volle Kooperation erwartet.
- Das Unternehmen wahrt die Vertraulichkeit so weit wie möglich und im Einklang mit seinen rechtlichen und ethischen Verpflichtungen.
Auf die Untersuchung der Meldung kann verzichtet werden, wenn:
a) die Meldung von einem nicht identifizierbaren Hinweisgeber gemacht wurde,
b) die Meldung nicht von der in Abschnitt 2.1 dieses Verfahrens genannten befugten Person abgegeben wurde,
c) es sich um eine wiederholte Meldung desselben Hinweisgebers mit demselben Inhalt handelt, oder
d) die Einschränkung der Rechte der in der Meldung genannten natürlichen oder juristischen Person in keinem Verhältnis zur Untersuchung der Meldung stehen würde.
2.3 Abschluss der Untersuchung
Wird auf der Grundlage der Meldung ein Missbrauch festgestellt, werden gegen den Mitarbeiter, der gegen Gesetze, den Kodex oder andere Unternehmensvorschriften, Normen oder Arbeitsregeln verstoßen hat, angemessene Disziplinarmaßnahmen eingeleitet, die gemäß den geltenden Gesetzen auch die Kündigung des Arbeitsverhältnisses umfassen können.
Die angewandte Disziplinarmaßnahme hängt von mehreren Faktoren ab, einschließlich, aber nicht beschränkt auf:
- Die Art, Schwere und Häufigkeit des Verstoßes.
- Das Ausmaß der Verantwortung des Mitarbeiters für den Verstoß und die Auswirkungen auf interne und externe Parteien.
- Das Ausmaß der direkten Beteiligung des Mitarbeiters.
- Die Freiwilligkeit der Meldung des Verstoßes und der Grad der Verantwortlichkeit.
Wird auf der Grundlage der Meldung kein Missbrauch festgestellt, wird die Untersuchung ohne weitere Maßnahmen abgeschlossen und der Hinweisgeber über das Ergebnis informiert, sofern er seine Kontaktinformationen angegeben hat.
- Verbot von Vergeltungsmaßnahmen
Vergeltungsmaßnahmen, Bestrafungen oder Belästigungen gegen Mitarbeiter oder Personen, die mit dem Unternehmen in Kontakt kommen und in gutem Glauben eine Meldung gemacht haben, sind streng verboten. „Gutgläubigkeit“ als Voraussetzung bedeutet, dass der Hinweisgeber vollständige und genaue Informationen liefert, wenn er Bedenken oder Fragen vorbringt.
4. Böswillige Meldung
Wenn sich herausstellt, dass der Beschwerdeführer oder Hinweisgeber in böser Absicht falsche Angaben oder Informationen gemacht hat, und
a) dies auf die Begehung einer Straftat oder Ordnungswidrigkeit hindeutet, müssen seine personenbezogenen Daten an die zuständige Behörde oder Person für die Durchführung des Verfahrens weitergeleitet werden,
b) es wahrscheinlich ist, dass sie einen rechtswidrigen Schaden oder andere Verstöße verursacht haben, müssen ihre personenbezogenen Daten an die für die Einleitung oder Durchführung eines Verfahrens zuständige Behörde oder Person weitergeleitet werden.
5. Schutz der Daten
Der Zweck der Verwaltung personenbezogener Daten besteht darin, die eingegangenen Meldungen zu überprüfen, zu untersuchen und ihre Bearbeitung zu überwachen. Personenbezogene Daten werden nur für den Zeitraum verwendet, der zur Erfüllung der oben genannten Aufgaben erforderlich ist. Personenbezogene Daten werden für keinen anderen Zweck verwendet, und die Datenverwaltung erfolgt ausschließlich durch den Beauftragten für den Schutz von Hinweisgebern, die benannte(n) Person(en) und, falls erforderlich, andere beteiligte Organisationseinheiten.
Die personenbezogenen Daten des Hinweisgebers können ohne ausdrückliche Zustimmung des Hinweisgebers an die nach dem Gesetz zuständige Behörde übermittelt werden.
Der Umgang mit sensiblen Daten ist nicht erlaubt. Wenn solche Informationen gemeldet werden, werden sie gelöscht. Darüber hinaus werden Daten, die für die Meldung der dritten Person nicht relevant sind, gelöscht, da sie für die Untersuchung der Meldung nicht erforderlich sind.
Wenn sich herausstellt, dass der gemeldete Sachverhalt aufgrund der Untersuchung unbegründet ist oder weitere Maßnahmen als nicht erforderlich erachtet werden, oder im Falle der Nichtberücksichtigung der Untersuchung, löscht der Datenverantwortliche die mit dem Bericht verbundenen Daten innerhalb von 60 Tagen nach Abschluss der Untersuchung oder der Entscheidung über die Nichtberücksichtigung.
Wenn aufgrund der Untersuchung Maßnahmen ergriffen werden – einschließlich rechtlicher Schritte gegen den Meldenden oder disziplinarischer Maßnahmen – verwaltet der Datenverantwortliche die mit dem Bericht verbundenen Daten im Meldesystem bis zum Abschluss der auf dem Bericht basierenden Verfahren.
- Gültigkeit
Das seit dem 1. Juli 2022 gültige Compliance-Meldeverfahren des Unternehmens wurde mit Wirkung vom 21. Juli 2023 gemäß den Bestimmungen des Gesetzes XXV von 2023 über „Beschwerden, Offenlegungen im öffentlichen Interesse und damit zusammenhängende Vorschriften zur Meldung von Missständen“ geändert.
Das Whistleblowing-Meldeverfahren ist ab dem 21. Juli 2023 bis auf weiteres gültig.
Hier finden Sie alle Infos zum Whistleblowing-Meldesystem auch zum Herunterladen:
